انجمن جهانی روابط عمومی در تعریف روابط عمومی تاکید بر مفاهمه دارد ؛ تفاهمی که درون سازمان ، میان مدیران و کارکنان و در بیرون سازمان ، میان سازمان و کسانی که با آن سر و کار دارند، باید وجود داشته باشد و یا به وجود آید.
براساس همین تعریف و با عنایت به وظایف روابط عمومی ، بدون ایجاد رابطه صحیح میان کارکنان در داخل سازمان ، رابطه صحیح با خارج از سازمان نیز امکانپذیر نیست ، اگر هم باشد خالی از خدشه نخواهد بود.
هر چند روابط عمومی با استفاده از نظریه ها و فلسفه های علومی چون مدیریت ، روان شناسی و ارتباطات انسانی می تواند روابط بهتری با مدیران و کارکنان ایجاد کند ؛ اما این نکته را نباید از نظر دور داشت که خلاقیت به عنوان عنصر اساسی در کار روابط عمومی ، وجه تمایز روابط عمومی موفق از ناموفق تلقی می شود. در هر حال ، با استفاده و بهره گیری از خلاقیت ، روابط عمومی می تواند به اقدامات زیر در بهینه سازی روابط درون سازمان دست بزند:
– ایجاد احساس مسوولیت به نحوی که کارکنان همواره خود را جزئی از سازمان بدانند.
– روابط عمومی باید زبان کارکنان ، یا به عبارتی سخن گوی آنان باشد و در مقابل ، خواست های مدیران سازمان را نیز به کارکنان منتقل کند.
– روابط عمومی باید به نیازها، شکایت ها و درد دل های کارکنان توجه کند و تا سرحد امکان در جهت رفع و حل مشکلات و نیازها و مسائل آنان بکوشد و دست کم برای شنیدن نیازها و درد دل های آنها گوش شنوا داشته باشد.
– سیاست های سازمان را به کارکنان منتقل کند و آنان را در جریان برنامه های در دست اقدام و برنامه های آینده قرار دهد و به همین منظور سیستم اطلاع رسانی روزآمد و قوی ایجاد کند و از این راه کارکنان را با اهداف سازمان آشنا کند.
– روابط عمومی باید به رفاه کارکنان در سازمان توجه نشان دهد و در زمینه بهداشت محیط کار و سلامت کارکنان بکوشد و موارد رفاهی دیگر چون غذاخوری و سرگرمی های مناسب برای ساعات فراغت آنان فراهم آورد.
– روابط عمومی حتی در خارج از محیط کار نیز موظف به ایجاد تسهیلاتی برای کارکنان است که از جمله آنها می توان به بیمه ، وسیله رفت و آمد، ایجاد مهد کودک و تهیه ملزومات زندگی به قیمت ارزان تر از بازار اشاره کرد.
– روابط عمومی وظیفه دارد به برگزاری جشنها، جلسه های سخنرانی و جلسه های آشنایی کارکنان با یکدیگر اقدام کند و به انتشار نشریات داخلی بپردازد.
حسین قندی