امروزه همه ما در هر جایگاه شغلی که باشیم، خیلی از درخواست ها و مکاتبات خود را باید به صورت کتبی بیان کنیم و اگر قرار باشد این ارتباط، با یک شرکت، سازمان و یا یک شخصیت حقوقی برقرار شود، بهتر است این ارتباط در قالب “نامه اداری” نوشته شود. از طرفی دیگر به کمک رعایت اصول نگارش در این نامه ها می توانیم به راحتی و هر چه سریع تر به نتیجه دلخواه خود برسیم، زیرا در این نوشته ها سعی می شود تمامی نکات لازم برای رسیدن به یک خروجی اصولی جمع آوری شود.
ایجاد ارتباطات به صورت رسمی، به عنوان یکی از مهمترین دلایل برای رسیدن به اهداف است که به کمک نامه های اداری انجام می شود. مکاتبات اداری در واقع زبان رسمی سازمان به حساب می آید و در نتیجه موجب موفقیت و پیشرفت سازمان ها خواهد شد. البته بهتر است بدانیم یکی از ارکان ساختار ادارات، نوشتار اداری خواهد بود که در واقع بیان کننده میزان دانش، تخصص و تجربه کارکنان و مدیران سازمان است.
عناصر ارتباط در مکاتبات اداری
در همه ی الگو های ارتباطی سه عنصر مهم وجود خواهد داشت که عبارت است از: فرستنده پیام، پیام وگیرنده پیام.
مکاتبات اداری
مکاتبات اداری بیش از هر چیزی، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسان و ابزار انتقال مفاهیم خواهد بود، زیرا نامه همانند، تمامی ابزارهای زبانی، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود که اشخاص می توانند به وسیله آن با سایر افراد ارتباط برقرار کنند.
برای برقراری هر ارتباط حضور پنج عنصر ضروری خواهد بود:
پیام دهنده
به شخصی گفته می شود که ارتباط را برقرار می کند تا به وسیله آن منظور خاص خود را بیان کند این پیام ها می توانند: درخواست ها، دستور ها، گزارش ها و یا ایجاد ارتباط باشد.
گیرنده پیام
اشخاص حقیقی و یا حقوقی که پیام را دریافت می کنند و مرجع ارتباط شناخته شده اند.
اصل پیام در مکاتبات اداری
منظور و مقصودی است که هدف از برقراری ارتباط رساندن آن به گوش دیگران است که می تواند شامل: انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبر باشد که برقراری ارتباط در جهت انتقال این پیام ها انجام می شود که در ادارات در قالب نامه اداری بیان می شود.
نامه اداری وسیله ای ارتباطی هستند
در واقع اشکال بیان و وسیله ای برای انتقال پیام می باشد که به شکل های شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی بیان می شود.
اثر پیام
نام دیگر اثر پیام، بازخورد است. بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر بازخورد و نتیجه ای از نامه نوشته شده و پیام ارائه شده خویش می باشند که نتیجه این ارتباط در منبع ارتباط به کار گرفته می شود. بیشتر اینبازخورد ها در قالب نامه های اداری بیان می شوند.
یکی از نکات مهم این است که نامه اشخاص به سازمان ها قبل از ثبت در دفتر دبیرخانه (عمومی) و پس از تشریفات ثبت (اداری) تلقی می شود از این جهت به آن ها مکاتبات اداری گفته می شود.
گاهی اوقات مکاتبات دارای نام واحدی که آن را تهیه کرده است می شوند. به عنوان مثال: نوشته هایی که در یک واحد مالی سازمان تهیه می شود گاهی به نام ( نامه های مالی) بیان می شود.
مکاتبات اداری از لحاظ امنیت به عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری و کلی سری طبقه بندی می شوند.
انواع ارتباط در مکاتبات اداری
چه خوب است که همه ما انسان ها با توجه به هر پستی که داریم و هر نقشی که در جامعه ایفا می کنیم، بر اساس آن ارتباط متفاوتی برای خود برنامه ریزی کنیم و بتوانیم به خوبی انواع مختلف ارتباط ها را در جامعه بشناسیم و بر طبق آن مبنا ها رفتار کنیم.