مدت زمان سخنرانی متغیر است؛ از یک صحبت ده‌دقیقه‌ای در محل کار گرفته تا گردهمایی ویژه دو روزه. سخنرانی شما چقدر باید طول بکشد؟ غالبا طراحان برنامه طول سخنرانی را تعیین می‌کنند.
سخنرانی‌های مهمانی مفصل ناهار یا بعد از شام برای گروه‌های محلی و بخش‌های محلی انجمن‌های حرفه‌ای و باشگاه‌های بازرگانی معمولا ۲۰ تا ۳۰ دقیقه طول می‌کشد، با یک ۵ یا ۱۰ دقیقه اضافی مختص مطرح کردن سوال و جواب‌ها.
برای جلسات سخنرانی در کنفرانس‌های مهم و نمایشگاه‌های کشوری، سخنرانان عموما ۴۵ تا ۷۵ دقیقه وقت دارند. برای سخنرانی یک ساعته، یک صحبت ۴۵ دقیقه‌ای آماده کنید. چون احتمالا ۵ دقیقه اول را صبر می‌کنند تا آنهایی هم که با تاخیر وارد می‌شوند بنشینند و ممکن است ده دقیقه آخر هم جلسه پرسش و پاسخ غیررسمی باشد.
خوش‌شانس‌ترین سخنرانان آنهایی هستند که به جای سخنرانی، به میزگرد دعوت می‌شوند. اگر شما جزو میزگردی هستید که شامل سه یا چهار متخصص، به‌علاوه رییس انجمن می‌شود، احتمال زیادی دارد که از شما بخواهند به سوالات رییس انجمن یا مخاطبان پاسخ دهید که در این صورت دیگر نیازی به آماده کردن سخنرانی نخواهد بود.
اکثر سخنرانی‌های اجرایی حدودا ۲۰ دقیقه طول می‌کشد. ارائه یک صفحه یک خط در میان تایپ شده برای سخنرانی ۵/۲ دقیقه طول می‌کشد. این بدان معناست که متن دست‌نویس هشت صفحه‌ای یک خط در میان، که حدودا شامل ۲۰۰۰ کلمه می‌شود، برای سخنرانی ۲۰ دقیقه‌ای زیاد است، این یعنی حدود ۱۰۰ کلمه در دقیقه. بعضی سخنرانان سرعت بیشتری دارند، با سرعت ۱۲۰ تا ۱۵۰ کلمه در دقیقه یا بیشتر صحبت می‌کنند. بنابراین، صحبت ۲۰ دقیقه‌ای می‌تواند هشت تا ده صفحه تایپ شده باشد.
مهم‌ترین چیز در مورد سخنرانی فراتر نرفتن از زمانی است که به شما اختصاص داده‌اند. اگر به شما ۲۰ دقیقه همراه با ۱۰ دقیقه اضافی برای سوال و جواب داده‌اند، بعد از ۲۰ دقیقه صحبت خود را تمام کنید. اگر کمی زودتر سخنرانی خود را به پایان برسانید مردم ناراحت نمی‌شوند، ولی اگر وقت شما تمام شده باشد، ولی حتی به نظر هم نرسد در حال پایان دادن صحبت خود هستید، بی‌تاب می‌شوند و به ساعتشان نگاه می‌کنند.
در اینجا چند نکته دیگر برای افزایش قدرت شما در تحت تاثیر قرار دادن و برانگیختن علاقه مخاطب آورده شده:
– پیش از حضور در برنامه، متن معرفی خودتان را بنویسید و آن را برای سازمانی که پشتیبانی برنامه را به‌عهده گرفته است بفرستید. (همچنین نسخه‌ای از آن را برای مدیر برنامه بیاورید، مبادا او نسخه اصلی شما را گم کند.)
– طنزپردازی در مورد خود سخنران بیشترین تاثیر را دارد. در حد ملایمی خودتان را مسخره کنید، نه مخاطب یا مسوول برنامه را.
– از حضار سوالاتی بپرسید.
– سخنگوی صرف نباشید؛ بگذارید صحبت دو طرفه باشد.
– سخنرانی لزوما نباید عالی باشد. به مخاطبان خود بگویید حتی اگر ایده خوبی هم از صحبت‌های شما بیرون بکشند، برای آنها ارزشش را داشته است به صحبت‌های شما گوش دهند. از همان ابتدا توقعی واقع‌گرایانه به وجود آورید و در پایان مخاطب خشنود و راضی خواهد بود.
– برای اعلام ساعت استراحت بگویید: «حالا به مدت ۵ دقیقه وقت استراحت داریم؛ بنابراین از شما انتظار دارم تا ۱۰ دقیقه دیگر به سالن برگردید.»
این همیشه باعث خنده حضار می‌شود.
– اگر مضطرب شدید، کافی است شروع به صحبت کنید و دهانتان را حرکت دهید. ترس طی یکی دو دقیقه فروکش خواهد کرد.
– داستان‌های تکان‌دهنده بگویید. اگر داستان در مورد خود شماست، شخصیت ضعیف داستان باشید، نه قهرمان داستان. مردم سخنران فروتن را دوست دارند؛ از خالی‌بندها متنفرند.
– درخواست از مردم برای اجرای یک نرمش ساده (مثلا کشش بدن) به‌عنوان فعالیتی در طول زمان استراحت می‌تواند سطح انرژی آنها را افزایش دهد و بر بی‌حالی و سنگینی آنها غلبه کند.
– در پایان صحبت خود به مخاطبانتان بگویید که عالی بودند، حتی اگر نبودند: «شما مخاطبان شگفت‌آوری بودید. [وقفه] از شما بسیار سپاسگزارم.»
– مهم‌ترین نکته؟ خودتان باشید. با مخاطبان صحبت کنید. نگران نرم، سلیس، آراسته، مسخره، باهوش، پرتحرک یا برجسته بودن خود نباشید. چون از شما انتظار نمی‌رود سخنران حرفه‌ای باشید، کمی تازه‌کار و بی‌تجربه به نظر رسیدن حتی شما را نزد جمعیتی عزیزتر می‌کند و باعث می‌شود طرف شما را بگیرند.
از آنجایی که اکثر مردم نمی‌توانند در یک زمان روی دو چیز تمرکز کنند- ایراد سخنرانی و نگاه کردن به ساعت- این کلک را آزمایش کنید: از شخصی در میان مخاطبان درخواست کنید که وقت را نگه دارد و به شما هشدار بدهد. به‌عنوان مثال، اگر در حال ارائه سخنرانی ۴۵ دقیقه‌ای هستید، از وی بخواهید هر ۱۵ دقیقه با صدای بلند فریاد بزند، «وقت!». دو وقفه اول به شما می‌گوید که کجایید و تا چه حد در مسیر درست هستید؛ وقفه آخری به شما می‌گوید که صحبت خود را متوقف کنید!
ضمنا، مخاطبان به جای اینکه این فریاد زدن کلمه «وقت» برایشان آزاردهنده باشد، آن را دوست دارند. خنده‌دارش کنید؛ به وقت نگهدار بگویید: «باید «وقت» را با صدای بلند فریاد بزنی!» بعد، وقتی او این کار را می‌کند و حاضران می‌خندند، از آنها بخواهید به روشی شوخی‌آمیز، ارزیابی کنند آیا صدای وقت نگهدار عملا به اندازه کافی بلند بود یا نه. این کار هر بار باعث خنده می‌شود.
منبع: کتاب روابط عمومی- انتشارات کاروان
دنیای اقتصاد ۱۳/۵/۹۰